Hej!

Här kommer det första nyhetsbrevet för oss tjänstepersoner som jobbar med administration (och liknande arbetsuppgifter) på kårer. Vi börjar med några frågor som vi från Umeå studentkår gärna delar med oss av. Vår kanslichef Stefan berättar om kansliet som stödfunktion till medlemsorganisationen, och vår kommunikatör Henrik berättar om Campusloppis som vi brukar köra några gånger per år.

Om du har goda – eller dåliga – exempel att dela med dig av så hör av dig, så tar vi med det i framtida nyhetsbrev. Om det är någon eller några speciella frågor som du är intresserad av, får du gärna höra av dig så försöker vi adressera frågan.

Vi på Umeå studentkår letar efter goda exempel vad gäller distansstudenter; såsom aktiviteter till exempel träffar, evenemang, medlemsvärvning, speciella rabatter osv. Har ni hittat något som genererat medlemmar och som har förbättrat medlemskapets värde för distansstudenter? Intressant är också vilken nivå ni har på medlemsavgiften för distansstudenter; är den samma som för campusstudenter eller är den lägre, eller t.o.m. ingen alls? Vi hoppas att ni får nytta av informationen och att ni hör av er med tips och idéer.

Med hälsningar Umeå studentkår gm Ulrika Hoffrén kanslist

Snabblänkar: Kansliet som stödfunktion : Stefan Brattlöf | Campusloppis – en loppmarknad för alla : Henrik Bjelkstål

---

Kansliet som stödfunktion till medlemsorganisationen

Vid studentkårerna i Sverige återfinns mängder av kvalificerade, rutinerade och ambitiösa medarbetare. Dagligen så stöttar de sina studentkårer med allt från löpande administration till utredningar, arvoden och löner, studenträttsfrågor och mycket mer.

Studentkårerna i Sverige är också organiserade på många olika sätt, något som gör att alla kanslier har sina egna unika sätt att stötta studentkårerna. Att hämta exempel från varandra kan därför fungera som både inspiration till nya arbetssätt men även att ge nya perspektiv till kollegor på andra studentkårer.

Från Umeå studentkårs sida tänkte vi här ge en inblick i hur vi arbetar dagligen och kansliets relation till den medlemsorganisation som vi jobbar för. Det kommer att vara en serie i flera delar, där den första delen ger en överblick av kårorganisationen och hur kansliet finansierat. Följande delar kommer sedan att hantera hur de olika delarna av kansliet stöttar kårorganisationen.

Vi ser också fram emot att få höra från alla andra kanslier! Det är alltid inspirerande att höra om hur kollegor på andra studentkårer löser de utmaningar vi alla stöter på.

Kårorganisationen

Hur är då Umeå studentkår uppbyggd som organisation? Schematiskt kan den beskrivas på följande vis:

Kårföreningar och kårsektioner – fundamentet för verksamheten

Grunden i organisationen är våra kårföreningar och kårsektioner. Det är här som de flesta studenterna först kommer i kontakt med studentkåren och även tecknar medlemskap i organisationen. Medlemmarna tillhör en av sju kårsektioner:

• UmPe: För studerande vid Lärarhögskolan.
• HumSek: För studerande vid Humanistiska fakulteten.
• HHUS: För studerande vid Handelshögskolan i Umeå.
• JF: För studerande vid juridiska institutionen.
•  SamSek: För studerande inom kost, statsvetenskap, geografi, socialt arbete, informatik, statistik.
• BetSek: För studerande inom pedagogik, psykologi, sociologi.
• DokSek: För forskarstuderande inom humaniora, samhällsvetenskap och utbildningsvetenskap.

Majoriteten av medlemmarna tillhör dessutom en av de cirka 23 kårföreningarna som finns fördelade inom varje kårsektion.

Kårfullmäktige och kårstyrelsen – studentpolitiskt påverkansarbete

Var och en av de sju kårsektionerna är också en valkrets i valet till Umeå studentkårs högst beslutande organ – kårfullmäktige. Medlemmar kandidater och väljs in via personval. Under perioden 1969 – 2019 hade Umeå studentkår, likt flera andra studentkårer i Sverige, partipolitiska val men har därefter övergått till en annan modell som är tänkt att knyta ihop organisationen från den enskilda medlemmen till kårstyrelsen.

Kårfullmäktige har möte minst fyra gånger per år och sätter agendan för organisationen i de större frågorna. Kårstyrelsen, som väljs årligen av kårfullmäktige, sköter sedan det löpande arbetet under året på uppdrag av kårfullmäktige.

Stiftelser – extraordinär verksamhet med historisk koppling

Totalt så har Umeå studentkår koppling till fem stiftelser som alla är grundade av studentkåren, ibland tillsammans med andra organisationer, med syftet att jobba med en särskild fråga. Stiftelserna är:

Stiftelsen studenthälsan: Bildad 2004 med syftet att ge stipendier till hälsofrämjande projekt.

Stiftelsen JC Kempes Minnes Stipendiefond: Bildad 1996 och delar varje termin ut stipendier till forskarstuderande för deras avhandlingsarbete.

Folkuniversitetet: Bildad 1970 och bedriver folkbildningsarbete.

Stiftelsen Universitetshallen: Bildad 1982 för att ta hand om de lokaler där IKSU – Norra Sveriges största idrottsanläggning, återfinns.

Kårhusstiftelsen: Bildad 1997 med syftet att skapa mötesplatser för studenter.

Kansliet – minnet och stabiliteten i verksamheten

Det är genom kansliet med dess nio anställda och sex heltidsarvoderade studenter som hela organisationen, med allt från kårföreningar till kårsektioner, kårfullmäktige, kårstyrelse och stiftelser, samordnas. På detta sätt bibehålls ett minne och en översikt över hur alla olika verksamheter samspelar.

Vid kansliet återfinns mycket av den studentpolitiska ledningen i de arvoderade studenterna där arbetsgivarfrågor, studentrepresentation och påverkansarbete är i fokus.

Inom personalen återfinns studentstöd, stiftelsearbete, arbetsledning- och ekonomifrågor, medlemsfrågor, organisationsutveckling, kommunikation och IT. På uppdrag av Umeå kommun bedriver kansliet även en akutrumsförmedling där akuta boenden förmedlas till nya studenter.

För att kunna finansiera ett kansli som stöttar en bredd av verksamheter så krävs flera olika intäktskällor. Statsanslag och tjänsteköp utgör den absoluta majoriteten av den finansiering som kommer in men även lönebidrag och tjänsteköp från stiftelser, universitetet samt kommunen utgör tillsammans en betydande del och finansieras flertalet tjänster fullt ut. Detta för även med sig en förväntan av vad kansliet ska arbeta med och mycket fokus läggs årligen på de uppdrags- och befattningsbeskrivningar som ligger till grund för att få en tydlighet i det arbete som utförs.

Avslut och kommande delar

Vi hoppas att vi har kunnat ge en snabb överblick av Umeå studentkår i denna artikel och vill gärna höra mer om hur andra studentkårer organiserar sig och arbetar. I kommande artiklar så kommer vi att dyka ner i de olika funktionerna som vi erbjuder vid kansliet 😊.

---

Vi hoppas att vi har kunnat ge en snabb överblick av Umeå studentkår i denna artikel och vill gärna höra mer om hur andra studentkårer organiserar sig och arbetar. I kommande artiklar så kommer vi att dyka ner i de olika funktionerna som vi erbjuder vid kansliet 😊.

---

Campusloppis – en loppmarknad för alla

Att köpa och sälja second hand har blivit en självklarhet för många, och med Campusloppis vill Umeå studentkår skapa en mötesplats där hållbar konsumtion går hand i hand med studentlivets behov. Genom att arrangera denna typ av evenemang, når kåren ut till fler än bara sina medlemmar – loppisen lockar också nyinflyttade studenter, de som snart ska flytta vidare, samt en bredare allmänhet som uppskattar fynd och återbruk. Med en central och tillgänglig lokal, rabatterade priser för kårmedlemmar och pensionärer samt ett genomtänkt samarbete med universitetet, skapar Campusloppis en levande marknad där alla kan delta på lika villkor.

Umeå studentkår strävar efter att skapa evenemang som gör medlemskapet i kåren mer attraktivt, och Campusloppis är ett av dessa initiativ. Loppmarknaden är ett exempel på ett evenemang som inte bara engagerar kårmedlemmar och studenter utan även attraherar en bredare publik, vilket gör att vi når ut till allmänheten och stärker Umeå studentkårs närvaro i samhället. Samtidigt bidrar evenemangen till att kåren syns i fler sammanhang än enbart utbildningsrelaterade. 

För att lyfta fram fördelarna med ett kårmedlemskap erbjuder kåren 50 % rabatt på bordshyran för medlemmar. Dessutom bjuds utställare från samhället in för att bredda utbudet och skapa en mer levande loppmarknad. Studenter som inte är medlemmar samt allmänheten betalar fullt pris, medan pensionärer också får rabatterade priser – en solidarisk gest för dem med en mer begränsad ekonomi. Besökare betalar inget inträde – vi vill att de ska kunna lägga sin loppisbudget på fynd istället!

Eftersom loppisen arrangeras i universitetets lokaler är samarbetet med beslutsfattare och husansvariga avgörande. Universitetet bidrar med utlåning av tentamensbord och stolar samt hjälp med att ställa i ordning lokalen. Vi ser även till att ha ett gott samarbete med säkerhetsansvariga på universitetet, för att tryggheten ska vara hög både för utställare och besökare. Genom att samverka med universitetsväktarna kan vi säkerställa en extra sväng till lokalen under dagen, vilket skapar en tryggare miljö för alla.

Genom åren har Campusloppis hållits på olika platser på campus, men numera genomförs evenemanget i Lindellhallen. Denna lokal är centralt belägen, ligger på botten plan och underlättar både logistiken och tillgängligheten för både utställare och besökare.

Evenemangets upplägg

Loppisen pågår i tre timmar, vilket är en lagom längd. I början är det lång kö, och efter cirka två timmar brukar det bli luftigare i lokalen, men affärer görs ändå.

Marknadsföring

Campusloppis marknadsförs via:

• Traditionella annonser i dagstidningar
• Affischer med avdragbara minneslappar
• Digital marknadsföring genom inlägg och stories på Facebook och Instagram

Campusloppis använder sig av ”matbutiksgula” neonaffischer för verkligen stå ut på anslagstavlan. Kåren har tidigare testat betalda annonser på sociala medier, men dessa har visat sig vara mindre effektiva på grund av den brett definierade målgruppen och en begränsad annonsbudget. Se till så att ni har med er kårlogotyp i marknadsföringen!

Administration och säkerhet

Anmälningar hanteras via kårens webbshop, där utställare väljer och betalar för sina bord i förväg. Detta gör administrationen smidigare och förenklar incheckningen på loppisdagen. Vid incheckningen behövs endast en lista med betalande utställare, och kårleg kontrolleras för dem som har betalat medlemspris.

En viktig lärdom från de första loppisarna var att hålla koll på insläppet under uppställningen. Vissa personer som driver egna loppmarknader eller säljer på Blocket och Tradera försöker smyga in och roffa åt sig de bästa fynden innan loppisen öppnar. För att motverka detta har vi infört större pins för utställarna så att de enkelt kan identifieras. Personer utan pin hänvisas till kön, vilket gör att utställarna kan arbeta i lugn och ro och att chansen till loppisfynd blir rättvis för alla.

Campusloppis samlar ca 50 deltagare och ca 100 fysiska bord. Deltagarkostnaden för bord varierar, mellan 100 till 500kr beroende på om man är kårmedlem eller inte och även storleken på säljytan. Utgifter är 5000kr i marknadsföring samt 10-15 000kr i intäkter.

För att ytterligare trygga besökarna ser vi till att ha en dialog med universitetsväktarna, så att de besöker lokalen någon gång extra under evenemanget. Detta skapar en säkrare och mer trivsam miljö.

Hållbarhet och samarbete

För att stödja både miljön och den cirkulära ekonomin samarbetar kåren med Röda Korset, som hämtar saker som utställarna skänka till välgörandeändamål. Detta är uppskattat av både deltagarna och samarbetspartnern.

Frekvens och synlighet

Målet är att arrangera två till tre loppisar per termin för att möta studenternas behov.

• Den första loppisen hålls tidigt på terminen för att hjälpa nyinflyttade studenter att bygga upp sitt bohag.
• Den senare loppisen riktar sig till studenter som avslutar sina studier och vill sälja sina saker vidare.

Antalet loppisar är viktigt för att stärka varumärket Campusloppis och skapa ett namn i second hand-communityt i Umeå. Loppisen har fått medial uppmärksamhet, både genom artiklar i dagstidningar, omnämnanden i ”Att göra i helgen”-listor, samt nedslag från P4 Västerbotten.